“Terlupa ada mesyuarat PIBG semalam.”
“Eh, kenapa tak beritahu sekolah tutup hari ini…”
“Alahai… tak sempat pos surat untuk ibu bapa. Esok cuti.”
“Alamak, hilang surat yang cikgu bagi kelmarin.”
Itulah antara luahan dan keluhan kalangan guru, ibu bapa mahupun pelajar apabila maklumat tidak dapat disampaikan atau diterima dalam
waktu yang diperlukan.
Perhubungan pihak sekolah dan ibu bapa sudah lama terpateri dalam satu bentuk permuafakatan yang disebut Persatuan Ibu Bapa dan Guru
(PIBG).
Mesyuarat PIBG menjadi platform fizikal untuk memberi saranan, mencapai kata sepakat dan berkongsi maklumat setahun sekali.
Selepas mesyuarat tersebut, maklumat atau pengumuman pihak sekolah diuar-uarkan melalui surat-menyurat atau kiriman melalui pelajar, selain berhubung
dalam talian.
Dengan adanya kecanggihan teknologi komunikasi melalui telefon pintar masa kini, ia dapat dimanfaatkan setiap pengguna untuk menyampaikan dan menerima
mesej secara berkesan.
WhatsApp adalah antara aplikasi komunikasi yang popular dalam kalangan masyarakat hari ini, selain WeChat, Facebook, Sync, Telegram, Skype,
Instagram, Pinterest dan Viber.

Jimat kos

Isu GPSBestari Cikgu Cikgi kali ini mengetengahkan sejauh mana penggunaan grup mesej sekolah dalam pengurusan komunikasi berkesan.
Presiden Majlis Permuafakatan PIBG Parlimen Shah Alam, Datuk Ahmad Redza Ahmad Kamarudin berkata, lazimnya
grup mesej sekolah diwujudkan oleh
PIBG dan sekolah untuk memudahkan kedua-dua pihak mahupun antara guru dan pelajar berkomunikasi.

AHMAD REDZA

“Medium komunikasi melalui aplikasi tersebut lebih berkesan, namun jika terlalu banyak grup mesej di sekolah contohnya grup guru, ibu bapa, kelas, PIBG, dan pelajar, ia juga
boleh mengelirukan.
“Pihak pentadbiran perlu selaraskan satu grup mesej sekolah untuk menyalurkan maklumat atau makluman rasmi.
“Ibu bapa boleh mendaftarkan nama dengan pihak PIBG untuk menyertai grup tersebut,” katanya.
Ahmad Redza berkata,penggunaan grup mesej sekolah bukanlah satu kewajipan di setiap sekolah, sebaliknya ia merupakan inisiatif
dalam penambahbaikan perhubungan komunikasi antara guru dan ibu bapa.
“Dengan adanya kemudahan medium komunikasi tersebut, pihak sekolah boleh menyebarkan pelbagai maklumat berkaitan sekolah, termasuk mesej
segera seperti penutupan sekolah akibat jerebu.
“Bagaimanapun pihak admin (pengendali aplikasi komunikasi) yang terdiri daripada pihak PIBG dan sekolah, perlu bijak dan ada pendirian
dalam mengendalikan grup tersebut.
“Contohnya, tugas admin mengawal maklumat yang tidak berkaitan sekolah seperti mempromosi produk jualan, membawa isu sensitif,mahupun luahan berbaur emosi.
“Golongan ibu bapa memainkan peranan besar dalam memberi respons serta bantuan yang diperlukan pihak sekolah untuk
kebaikan anak mereka.
“Jika ada isu yang di luar kawalan PIBG, ibu bapa seeloknya menulis surat atau datang ke sekolah untuk berbincang,” katanya.
Beliau berpendapat aplikasi komunikasi ini secara langsung dapat menjimatkan kos penghantaran surat termasuk setem, sampul, kertas, dan
menjimatkan masa penghantaran maklumat.
Malah mesej yang disampaikan melalui aplikasi komunikasi adalah tanpa had.
“Sebenarnya ada ibu bapa di bandar mahupun luar bandar yang tidak suka diganggu untuk menerima mesej tersebut.
“Ada juga kalangan guru kelas yang proaktif untuk mewujudkan grup mesej dengan pelajar dan ibu bapa.
“Walaupun aplikasi tersebut bukan sempurna tetapi ia dapat merapatkan jurang komunikasi dan mengeratkan perhubungan antara pihak sekolah dan ibu
bapa,” katanya.

Manfaat bersama

Pengerusi Biro Kumpulan Sokongan Ibu Bapa (KSIB), Sekolah Menengah Kebangsaan (SMK) Seksyen 18, Shah Alam ini berkata, penggunaan aplikasi
komunikasi tersebut merupakan kaedah berkesan untuk komunikasi dua hala, selain surat pekeliling.
"Saya mendapati pendekatan grup mesej sekolah ini mampu mensifarkan jurang maklumat yang ingin disampaikan.
"Namun pihak kami sebagai admin perlu sentiasa menghantar maklumat terkini agar medium ini dilihat relevan.
"Sekiranya ada perkara yang berbangkit atau bantuan diperlukan, sama ada di pihak sekolah mahupun pihak ibu bapa, segala kekurangan
tersebut dapat diselesaikan dengan segera," katanya.
Beliau yang juga Ahli Jawatankuasa Sarana Sekolah Kebangsaan (SMK) Seksyen 19, Shah Alam memberitahu maklumat yang dikongsikan dalam grup mesej sekolah
adalah diterima daripada Yang Dipertua PIBG, Naib Yang Dipertua PIBG dan barisan ahli jawatan kuasa PIBG sahaja.
"Ini langkah yang perlu diambil kira untuk menjaga kemaslahatan medium yang disediakan bagi kebaikan bersama. Pada masa sama, ahli sentiasa diberi
peringatan mengenai peraturan tersebut.
"Kami mendapat kerjasama baik daripada pihak sekolah untuk melaksanakan grup mesej sekolah ini. Ternyata aplikasi komunikasi ini
mampu memberi manfaat kepada pihak sekolah dan ibu bapa," ujarnya mengurus dan menubuhkan grup mesej tersebut di kedua-dua sekolah
tersebut sejak 2012.
Beliau memberi contoh kegunaan medium tersebut mengenai sumbangan kilat untuk membeli pasir, Kem Smart Solat dan meja bankuet sebanyak 15 unit dapat dilakukan
dalam tempoh dua hari.
Ternyata respons daripada pihak ibu bapa begitu menggalakkan dalam membangunkan sekolah sebagai tempat selesa untuk anak belajar.