Setiap sekolah pastinya akan mengadakan mesyuarat berdasarkan tarikh yang telah ditetapkan.

Seorang guru akan ditugaskan untuk mencatat segala minit mesyuarat yang berlangsung.

Di sini disertakan sedikit panduan untuk menghasilkan minit mesyuarat yang lengkap.

Guru-guru dan pihak berkaitan boleh menjadikannya sebagai rujukan.

Ini panduannya

*****

Minit Mesyuarat atau Minutes of Meeting (MoM) merupakan satu rekod pembentangan wajib untuk sesebuah mesyuarat dan ianya amat penting sebagai panduan kepada semua pihak seperti guru, staf atau pekerja mahupun individu luar yang hadir atau tidak hadir mesyuarat bagi mengetahui hasil perbincangan mesyuarat tersebut.

Sekiranya matlamat asal mesyuarat tersebut berjaya dicapai, maka mesyuarat itu dianggap berjaya dan dapat memberi manfaat kepada semua ahli mesyuarat.

Setiap perkara atau hal terperinci yang dibincangkan di dalam mesyuarat perlu direkod dan diberikan kepada semua ahli mesyuarat untuk langkah selanjutnya dilakukan.

Minit Mesyuarat

Untuk menghasilkan format minit mesyuarat yang kemas dan teratur, ianya haruslah mempunyai fakta yang tepat, penulisan yang padat dan jelas.

Individu yang bertanggungjawab menulis minit mesyuarat selalunya adalah Setiausaha Mesyuarat atau Urusetia Mesyuarat.

Rekod atau laporan ini penting sebagai sumber rujukan bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat itu.

Setiap perkara yang telah dicatat di dalam minit mesyuarat merupakan hasil keputusan yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat.

Pihak berkaitan seperti Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) kebiasaannya akan menghantar wakil Pegawai untuk memantau keadaan sekolah dari masa ke masa.

Oleh itu, dengan wujudnya minit mesyuarat ini, pihak berkaitan dapat meneliti dan mengetahui program-program yang telah dijalankan di sekolah anda.

Cara menulis minit mesyuarat yang berkualiti dan teratur

Dalam menghasilkan minit mesyuarat yang kemas, teratur dan berkualiti, beberapa langkah-langkah penting perlu dilakukan mengikut urutan.

Format atau template minit mesyuarat

1) Tajuk Minit Mesyuarat

Tajuk mesyuarat yang akan diadakan pada hari tersebut hendaklah ditulis pada bahagian atas sekali. Setiap pangkal perkataan mestilah huruf besar sebagai contoh “Minit Mesyuarat Panitia Sains Kali Ketiga 2021”

2) Bil/Tahun

Bilangan adalah merujuk kepada mesyuarat tersebut telah diadakan untuk kali ke berapa pada tahun itu. Contoh format penulisannya ialah 08/2020.

3) Tarikh

Tarikh merupakan perkara wajib ditulis untuk sesuatu minit mesyuarat. Penulis minit kebiasaannya adalah Setiausaha boleh menggunakan mana sahaja format penulisan tarikh seperti :-

08 Ogos 2020

08/08/2020

08.08.2020

4) Masa

Masa adalah tempoh masa mesyuarat diadakan dari mula sehingga ianya berakhir. Sebagai contoh, 8 pagi- 10 pagi.

5) Tempat

Tempat dimana mesyuarat diadakan selalunya akan ditentukan oleh urusetia mesyuarat. Oleh itu, Penulis Minit atau Setiausaha perlu menulis lokasi di mana mesyuarat di adakan seperti Bilik Mesyuarat A, Dewan Seminar B dan sebagainya

6) Kehadiran

Menyenaraikan nama kesemua ahli mesyuarat mengikut kedudukan jawatan bermula dengan Pengerusi Mesyuarat.

Menyenaraikan nama urusetia yang terlibat dalam menyusun atur mesyuarat.

Menulis nama pegawai atau individu luar yang diundang khas untuk menghadiri mesyuarat.

Menyenaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir bersebab.

Menyenaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir tanpa sebab.

7) Agenda Mesyuarat

  • Pendahuluan atau Perutusan Pengerusi
  • Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
  • Isu-isu berbangkit
  • Perbentangan kertas kerja, pelan, laporan bulanan
  • Perkara-perkara lain
  • Penutup

Diharapkan agar perkongsian ini dapat memberikan manfaat dan info yang berguna kepada semua dalam menghasilkan minit mesyuarat yang berkualiti dan teratur.

Namun begitu, diingatkan bahawa setiap negeri mempunyai format berbeza seperti yang telah ditetapkan oleh pihak atasan mengikut negeri.

Sumber: Portal Sistem Guru Online

Artikel menarik

Guru baharu atau guru yang baru berpindah, ini tip penting untuk anda mengawal murid

Jangan abai sarapan pagi anak-anak, ini 7 kepentingan yang perlu ibu bapa ambil tahu